Zorgadministratie – Goed muteren kan je leren!

Kostenplaatsen, locaties, adressen, contactpersonen, woonplaatsbeginsel, productcode, productcategorie, gemeentecode, eenheden, volume, startdatum, einddatum, geldigheidsduur, ketenberichten, WID-controle, BSN-check

De gemiddelde zorgadministrateur herkent de bovenstaande termen directen weet dat deze gegevens om de haverklap kunnen veranderen. Ook weet de zorgadministrateur maar al te goed, dat dit niet altijd netjes of volledig wordt doorgegeven. Er wordt over en weer gemaild en gebeld om uiteindelijk de volledige informatie te verkrijgen. Hopelijk kan de mutatie dan ook nog tijdig verwerkt worden anders zijn de declaraties al de deur uit en is het wachten op afkeurregels. Hoe kunt u nu grip krijgen op de mutatieverkeer? In deze blog kijken wij eerst wat de meest voorkomende problemen en de gevolgen daarvan zijn. Wij geven aan waar u als zorgadministrateur extra op moet letten en geven concrete handvatten voor het onder controle houden van het mutatieverkeer.

 

Waar gaat het vaak mis?

1. Een cliënt is direct in zorg genomen zonder een startmutatie te versturen

Heel fijn dat de cliënt een plekje bij jullie heeft gevonden, maar zonder seintje van de zorgmedewerker weet de zorgadministratie niet dat er iemand in zorg gekomen is. Zo kan er geen beschikking worden aangemaakt/aangevraagd en kan er hoogstwaarschijnlijk (afhankelijk van het ECD) geen productie geschreven worden.

2. Er is gestart met zorg zonder dat er een beschikking is aangevraagd

Hoewel het na de transitie naar gemeentes heel vaak voorkwam en nu minder, zien wij nog steeds dat zorg wordt geleverd terwijl er geen beschikking is. Een toezegging per e-mail of telefoon wordt als voldoende gezien en er wordt vanuit gegaan dat het wel goed komt. Vaker dan dat het goed komt, zorgt dit voor vervelende situaties; declaraties die worden afgekeurd, zorg die mogelijk gestopt moet worden of onduidelijkheid over welke gemeente verantwoordelijk is voor de cliënt. En zal je net zien dat degene die jij aan de telefoon hebt gehad niet meer bij de gemeente werkt.

3. Een cliënt is verhuisd naar een andere locatie zonder het door te geven met als gevolgd dat er niet gerapporteerd kan worden

Rechten om in het dossier van een cliënt te kunnen werken, zijn in veel systemen gekoppeld aan het huidige zorgaanbod van de cliënt. Indien een verhuizing niet tijdig doorgegeven is, kan het nieuwe zorgteam dus voor een onaangename verrassing komen te staan. Doordat zij geen toegang hebben tot het dossier kunnen zij zich bijvoorbeeld niet goed voorbereiden op de komst van de cliënt. Ook bestaat de kans dat rapportages niet ingevoerd worden, wat een later probleem zou kunnen opleveren tijdens een dossiercontrole. Net als bij het in zorg nemen van de cliënt, moet de zorgadministratie dus bij een verhuizing tijdig op de hoogte gesteld worden van de nieuwe locatie en verhuisdatum.

4. Er is een verkeerde productcode aangevraagd of doorgegeven

Het gebruik van de juiste productcode voorkomt afkeur van declaraties. Wanneer het zorgaanbod van de cliënt verandert, zal een beschikking voor een andere productcode aangevraagd moeten worden. In sommige gevallen komt voor dat de gemeente een productcode verandert of dat zij een beschikking afgeven voor een productcode die niet aangevraagd is.

5. Het is niet duidelijk welke gemeente verantwoordelijk is. (Voogdij, woonplaatsbeginsel, etc.)

Uitzoeken wie de verantwoordelijke gemeente is voor een periode dat de cliënt in zorg is, kan een zorgadministrateur veel tijd kosten. Wijzigingen in bijvoorbeeld de voogdij of verhuizingen moeten tijdig bekend zijn, omdat dit consequenties kan hebben voor de beschikking en uiteindelijk voor de declaratie.

 

Waar moet u goed op letten?

Voor het correct kunnen verwerken van de mutaties is het van belang dat de medewerker kennis heeft van het berichtverkeer zodat:

  • Bekend is wanneer een cliënt in zorg komt;
  • De juiste productcode wordt aangevraagd;
  • De beschikking een correcte begin- en (eventuele) einddatum heeft;
  • Zaken als woonplaatsbeginsel en overige cliëntgegevens ingevoerd zijn;
  • De medewerker weet waar zij moet zijn en wat zij moet doen wanneer één van bovenstaande punten niet correct is.

 

Wat kunt u morgen al verbeteren?

Voor het starten van de zorg: controleer of de juiste beschikking aanwezig is en of uw organisatie hier afspraken over heeft met de gemeente, zorgverzekeraar of het zorgkantoor. Hiermee voorkomt u dat er zorg wordt geboden die niet gedeclareerd kan worden.

Wees op de hoogte van de ontwikkelingen van de gemeentes, zorgverzekeraars, zorgkantoren en eventuele wijzigingen in de wetgeving. Met de start van een nieuw jaar, maar soms ook tussendoor, wisselen zij van systeem, waardoor het proces van het versturen van berichten wijzigt. Dit kan invloed hebben op jullie eigen systeem.

Leg de verantwoordelijkheid daar waar deze hoort te liggen. Wanneer u twijfelt of een beschikking correct is afgegeven, neem contact op met de verantwoordelijke zorgmedewerker van de betreffende cliënt of anders de gemeente.

Wees een team. Wij zijn allemaal mensen en iedereen heeft verschillende vaardigheden. Als team in de zorgadministratie is het aan jullie om elkaar te helpen en te coachen om het muteren nog beter te leren.

 

Kunt u meer tips gebruiken om uw zorgadministratieve processen nog beter onder controle te krijgen? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek. Cure4 geeft bijvoorbeeld workshops om de ideale zorgadministratie in te richten voor uw organisatie.

Chris Wildeboer, Manon van Voskuilen en Yvonne Jorna
Consultants Care